Soluções de Digitalização MCopy

Motivos para contratar um serviço de digitalização da Minascopy.

Segurança da informação e busca de documentos com mais rapidez, redução de espaço de armazenamento de documentos na empresa, legislação que garante a autenticidade dos documentos, proporciona mais agilidade nos processos documentais (ambiente cloud), baixo de custo entre outras vantagens que podem ser mensuaradas conforme segmento e outros fatores da empresa.

Procedimento para Digitalização dos documentos dentro da Minascopy ou nas dependências do cliente.

 ETAPA 1 – Limpeza e preparação:

Os documentos são separados, limpos, organizados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada diminuindo a umidade do papel. Nesse momento nossos profissionais fazem um trabalho de fluxo, separando o que será digitalizado inicialmente.

ETAPA 2 – Scanner / Digitalizar:

Transformação dos documentos em arquivos/imagens digitais através de um scanner/multifuncional e armazenados em um dispositivo físico ou algum servidor online (cloud).

ETAPA 3 – Indexar (caso necessário):

Geração de index dentro dos documentos, facilitando a busca e recuperação dos documentos em um ambiente GED/ECM.

ETAPA 4 – Destinação dos Documentos:

Os documentos que já passaram pelas 3 etapas terão até 3 destinos:
– Reenvio para o cliente sem nenhum trabalho de separação.
– Reenvio para o cliente em caixas box, com os documentos limpos, armazenados corretamente e etiquetados com códigos de barras ou Qrcode auxiliando na busca.
– Eliminação dos documentos com autorização por escrito de algum responsável do cliente.

ETAPA 5 – Treinamento

Treinamento de toda equipe do cliente, para que possa utilizar da forma correta a busca dos documentos.

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QUAIS DOCUMENTOS PODEMOS DIGITALIZAR

Arquivos históricos
Arquivos júrídicos
Contratos
Notas fiscais, documentos fiscais e faturas
Holerites/ Contra Cheques e Documentos de RH
Ordem de serviço
Documentos contábeis amparados pelas validades da legislação
Plantas arquitetônicas, projetos entre outros documentos de engenharia
Manuscritos
Outros documentos que a empresa julgar necessário